POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
- Introduction
Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à collecter à traiter certaines données personnelles vous concernant afin de vous fournir l’accompagnement et les services que nous vous proposons. Nous prenons très au sérieux la protection de vos données personnelles et nous nous engageons à les traiter dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous informer de manière claire et transparente sur les traitements de données personnelles que nous effectuons.
- Responsable du Traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées est :
– Association à But non lucratif GROUPE ORCHIDEES
– Adresse : 5, rue de Barbieux, 59100 Roubaix (siège social)
– Email : dpo@lesorchidees.fr
– SIREN : 405 368 689
Le responsable du traitement des données personnelles est l’Association à but non lucratif GROUPE ORCHIDEES, dont le siège social est situé à Roubaix (59100), 5 rue de Barbieux.
Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) à l’adresse suivante : dpo@lesorchidees.fr
- Données Collectées
Selon les finalités poursuivis, pouvons être amenés à collecter et traiter les données personnelles suivantes :
– Données d’identification : nom, prénom, date de naissance, adresse mail, adresse postale, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, informations médicales, données de suivi social et d’accompagnement, dossier médical, information de contact des proches, information de paiement et coordonnées bancaires.
– Données liées aux habitudes de vie et aux préférences : centres d’intérêts, situation familiale et financière, besoins d’accompagnement, situation professionnelle.
– Données relatives au logement : adresse du logement loué, durée du bail, montant du loyer.
– Données du personnel : nom, prénom, adresse, informations de contact, CV, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires.
- Finalités du Traitement
Les données collectées sont utilisées pour les finalités suivantes :
– Gestion administrative des résidents ;
– Soins médicaux et suivi de santé des résidents ;
– Gestion des visites et sécurité des locaux ;
– Gestion du personnel et des ressources humaines ;
– Respect des obligations légales et réglementaires ;
– Gérer et administrer les baux et les logements ;
– Gérer la relation locataire et répondre à vos demandes ;
– Assurer la gestion comptable et financière (perception des loyers, gestion des paiements) ;
– Améliorer notre service et notre gestion locative ;
– Assurer un suivi médical et paramédical afin de garantir votre accompagnement et de coordonner les soins médicaux et paramédicaux ;
– Respecter nos obligations légales et réglementaires.
- Bases Légales du Traitement
La collecte et le traitement des données reposent sur une ou plusieurs des bases légales suivantes :
– Consentement : pour certains traitements spécifiques, nous obtenons le consentement préalable des personnes concernées.
– Contrat : certains traitements reposent sur l’exécution d’un contrat nous liant (ex : bail, contrat de séjour).
– Obligation légale : Certains traitements reposent sur les obligations légales ou réglementaires nous incombant.
– Intérêt légitime : pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement de nos structures et infrastructures
- Destinataires des Données
Les données collectées sont essentiellement destinées aux services internes du GROUPE ORCHIDEES, dans le respect des finalités énoncées ci-dessus. Avec votre consentement ou afin de respecter une obligation légale nous incombant, nous pouvons être amenés à communiquer des données personnelles des tiers :
– Les autorités sanitaires, tutelles et régulateurs ;
– Les proches des résidents, avec le consentement de ces derniers.
- Sous-traitants
Afin d’effectuer nos missions, nous pouvons être amenés à recourir à des sous-traitants dans les domaines suivants :
- Services technique (hébergement de données, supervision informatique)
- Services opérationnels (prestataires de restauration)
Lorsque nous recourrons à des sous-traitants, nous nous assurons de la conformité de l’utilisation des informations transmises ainsi que de la mise en place de mesure de sécurité conformes aux exigences légales. Les données transmises aux tiers sont strictement nécessaires à l’exécution de la prestation sous-traitée et poursuivent les mêmes finalités.
Aucun transfert de données en dehors de l’Union Européenne n’est effectué.
- Durée de Conservation des Données
Nous conservons vos données personnelles pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément aux exigences légales, notamment pendant la durée de l’exécution du contrat et les délais de prescription légaux.
Les données suivantes sont concernées par des durées de conservation spécifiques :
- Données de suivi social et d’accompagnement : 2 ans à compter du dernier contact initié par la personne accompagnée.
- Dossier médical : 20 ans à compter de la date du dernier séjour du titulaire ou 10 ans à compter du décès si celui-ci intervient moins de 10 ans après le dernier passage dans l’établissement.
- Candidatures non retenues ou candidatures spontanées : 8 mois à compter de la transmission des données par le candidat.
- Données relatives aux demandes de contact et à la prospection : au maximum 3 ans après le dernier contact émanant de la personne concernée.
A l’expiration de la durée de conservation indiquée, les données sont supprimées de nos bases de données.
Certaines données font l’objet d’un archivage intermédiaire pour répondre à des obligations légales ou en raison de l’intérêt administratif qu’elles représentent :
– Données de suivi social et d’accompagnement en cas de décès de la personne concernée afin de répondre aux dispositions du Code de la santé publique.
– Données administratives issues de la gestion immobilière : 6 ans à compter du départ du résident
- Exercice de vos Droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
– Droit d’accès : vous pouvez obtenir un extrait des données que nous détenons sur vous.
– Droit de rectification : vous pouvez demander la correction des données inexactes ou incomplètes.
– Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données, sous certaines conditions.
– Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données.
– Droit à la portabilité : vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé.
– Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes.
– Droit de retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.
Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à vos données, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO) du Groupe Orchidées par mail : dpo@lesorchidees.fr ou par courrier postal, adressé au siège du Groupe Orchidées, 5 rue de Barbieux – 59100 Roubaix.
En cas d’absence de réponse dans un délai de 30 jours, ou en cas de réponse insatisfaisante, vous disposez également du droit de formuler une réclamation auprès de la CNIL.
- Sécurité des Données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée, conformément à la règlementation en vigueur.
Les données personnelles sont stockées sur des serveurs sécurisés, nécessitant des clés d’accès personnelles détenues uniquement par les personnes dont l’exercice de la fonction nécessite d’avoir accès à ces données.
- Modifications de la Politique de Confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Nous nous engageons à informer les personnes concernées de toute modification de la présente politique par des moyens appropriés.